Nadie inicia un negocio de fabricación de alimentos pensando en software. Usted comienza porque hace un excelente producto. La hoja de cálculo aparece porque necesita rastrear pedidos, y funciona. Luego rastrea inventario. Luego programas de producción. Luego costos. Luego rutas. Y de repente son 47 pestañas, tres versiones, y la única persona que entiende todo está de vacaciones.
Señal 1: Está reingresando los mismos datos en múltiples lugares
Llega un pedido de cliente. Alguien lo ingresa en la hoja de pedidos. Luego alguien copia las cantidades en la planificación de producción. Luego alguien escribe los detalles de entrega en el programa de rutas. Luego alguien ingresa la factura en contabilidad.
Son los mismos datos ingresados cuatro veces. Cada reingreso es una oportunidad de error.
Señal 2: Una persona “es dueña” de la hoja de cálculo
Cada operación dependiente de hojas de cálculo tiene a alguien que construyó el archivo maestro, entiende las fórmulas y sabe qué pestañas alimentan a cuáles otras. Esta persona es un punto único de falla.
Señal 3: No puede responder preguntas básicas sin investigar
¿Cuánto produjo el martes pasado? ¿Cuál es el costo unitario actual de su producto más vendido? ¿Qué lotes de ingredientes están en ese lote de producción? En un sistema de hojas de cálculo, cada pregunta requiere abrir archivos, encontrar pestañas y cruzar datos que pueden no estar actualizados.
Señal 4: La trazabilidad toma horas en vez de segundos
Si un auditor le pide rastrear un lote de producto terminado hasta sus ingredientes y hacia adelante hasta cada cliente que lo recibió, ¿puede hacerlo en menos de una hora? Las operaciones que rastrean con hojas de cálculo típicamente reportan tiempos de trazabilidad de 4 a 24 horas.
Señal 5: El crecimiento crea más hojas de cálculo
Agregó una línea de productos — otra pestaña. Contrató un conductor — otra hoja de ruta. Consiguió una cuenta de cadena — dos hojas de precios. Cada hito de crecimiento hace el sistema más frágil.
La transición
La buena noticia: todo lo que aprendió construyendo su sistema de hojas de cálculo se transfiere a software dedicado. Los flujos de trabajo, la lógica, los casos especiales que resolvió — ese conocimiento no desaparece.
La diferencia es que en un sistema conectado, el pedido se ingresa una vez y fluye automáticamente a producción, entrega y facturación. Un solo ingreso, cero reingreso, datos consistentes en todas partes.