La empresa
Una institución hotelera de 150 años con una panadería que funcionaba en papel
Zehnder’s of Frankenmuth es parte de un emblemático negocio hotelero en Michigan con más de 150 años de historia. La panadería suministra productos — panes, pasteles, donas — a los propios restaurantes y puntos de venta de Zehnder’s en toda la operación de Frankenmuth.
A pesar de la escala del negocio general, la panadería no tenía software. Los procesos diarios se gestionaban en papel y hojas de cálculo, sostenidos por el conocimiento de empleados clave. Las recetas existían en la cabeza de las personas, no en un sistema documentado.
El desafío
Todo funcionaba porque las personas adecuadas se presentaban
La panadería de Zehnder’s había funcionado durante décadas con conocimiento institucional. Las recetas no estaban documentadas — los panaderos las conocían. Los costos se gestionaban manualmente, sin precisión en tiempo real. Las categorías de productos estaban desorganizadas, lo que significaba que se omitían artículos. Los horarios de cierre de pedidos no se cumplían, así que algunas ubicaciones no podían ser completamente atendidas.
La panadería no tenía un registro centralizado de precios de ingredientes o historial de compras. Y toda la operación dependía de personas específicas que estuvieran presentes y recordaran cómo funcionaban las cosas.
Era el tipo de configuración que funciona perfectamente hasta que alguien se jubila, se reporta enfermo o el negocio necesita crecer.
«Controlar nuestros costos de alimentos era la prioridad número uno. También necesitábamos una mejor forma de rastrear ingredientes y mantener todo organizado.»
— Amy Callison, Gerente de panadería, Zehnder’s of Frankenmuth
La solución
Del papel al ERP por etapas, sin detener la producción
Zehnder’s eligió FlexiBake porque podía adaptarse a su operación — no al revés. La implementación siguió un enfoque por fases: recopilación de datos en línea primero, luego una auditoría presencial, capacitación del personal y un arranque programado. La producción nunca se detuvo.
El equipo comenzó formalizando cada receta en FlexiBake, creando el registro documentado que nunca había existido. A partir de ahí, agregaron seguimiento de costos de ingredientes, categorización de productos y gestión de pedidos con horarios de cierre aplicados en todas las ubicaciones.
Zehnder’s posteriormente se actualizó al plan Enterprise con implementación en la nube, brindándoles gestión multi-ubicación y acceso remoto al sistema. El equipo de soporte de FlexiBake estuvo presente durante todo el proceso — incluyendo respuestas fuera del horario laboral cuando surgían preguntas.
«El soporte ha sido increíble — cada vez que necesitamos algo, incluso fuera de horario, el equipo está ahí y listo para ayudar.»
— Amy Callison, Gerente de panadería, Zehnder’s of Frankenmuth
Los resultados
Recetas documentadas. Costos rastreados. Las operaciones ya no dependen de quién está en el edificio.
La transformación en Zehnder’s no se trataba de números de eficiencia dramáticos. Se trataba de construir la base operativa que nunca había existido. Cada receta está ahora formalizada y documentada, lo que significa que la producción es consistente entre turnos sin importar quién trabaja. Los costos de ingredientes se rastrean en tiempo real, así que las decisiones de compra se basan en datos actuales en lugar de estimaciones.
Las categorías de productos están organizadas. Los horarios de cierre de pedidos se cumplen. Y la operación ya no depende de miembros específicos del personal que lleven el conocimiento institucional en sus cabezas.
- Todas las recetas formalizadas — Producción consistente entre turnos, sin depender de quién trabaja
- Seguimiento de costos en tiempo real — Costos de ingredientes vinculados al inventario y compras, reemplazando estimación manual
- Horarios de cierre aplicados — Cada ubicación realiza y confirma pedidos a tiempo
- Productos categorizados — Recetas organizadas y fáciles de encontrar, eliminando artículos omitidos
- Menor dependencia del personal — Los procesos clave viven en el sistema, no en la cabeza de las personas