L’entreprise
Un établissement hôtelier de 150 ans avec une boulangerie fonctionnant au papier
Zehnder’s of Frankenmuth fait partie d’un établissement hôtelier emblématique du Michigan avec plus de 150 ans d’histoire. La boulangerie fournit des produits — pains, gâteaux, beignets — aux propres restaurants et points de vente de Zehnder’s à travers l’exploitation de Frankenmuth.
Malgré l’envergure de l’entreprise globale, la boulangerie n’avait aucun logiciel. Les processus quotidiens étaient gérés sur papier et tableurs, tenus ensemble par les connaissances de quelques employés clés. Les recettes existaient dans la tête des gens, pas dans un système documenté.
Le défi
Tout fonctionnait parce que les bonnes personnes étaient là
La boulangerie de Zehnder’s fonctionnait depuis des décennies sur les connaissances institutionnelles. Les recettes n’étaient pas documentées — les boulangers les connaissaient. Les coûts étaient gérés manuellement, sans précision en temps réel. Les catégories de produits étaient désorganisées, ce qui signifiait que des articles étaient oubliés. Les heures limites de commande n’étaient pas appliquées, si bien que certains sites ne pouvaient pas être pleinement servis.
La boulangerie n’avait pas de registre centralisé pour les prix des ingrédients ou l’historique des achats. Et l’ensemble de l’exploitation dépendait de personnes spécifiques présentes et se souvenant de comment les choses fonctionnaient.
C’était le genre d’organisation qui fonctionne parfaitement jusqu’à ce que quelqu’un parte à la retraite, soit malade ou que l’entreprise ait besoin de croître.
« Maîtriser nos coûts alimentaires était la priorité numéro un. Nous avions aussi besoin d’une meilleure façon de suivre les ingrédients et de tout garder organisé. »
— Amy Callison, Responsable boulangerie, Zehnder’s of Frankenmuth
La solution
Du papier à l’ERP par étapes, sans arrêter la production
Zehnder’s a choisi FlexiBake parce qu’il pouvait être adapté à leur exploitation — et non l’inverse. La mise en œuvre a suivi une approche progressive : collecte de données en ligne d’abord, puis un audit sur site, la formation du personnel et un démarrage planifié. La production n’a jamais été interrompue.
L’équipe a commencé par formaliser chaque recette dans FlexiBake, créant le registre documenté qui n’avait jamais existé. Ensuite, ils ont ajouté le suivi des coûts d’ingrédients, la catégorisation des produits et la gestion des commandes avec des heures limites appliquées sur tous les sites.
Zehnder’s a ensuite évolué vers le plan Enterprise avec un déploiement cloud, leur offrant la gestion multi-sites et un accès à distance au système. L’équipe de support de FlexiBake a été présente tout au long — y compris les réponses en dehors des heures ouvrées quand des questions survenaient.
« Le support a été formidable — chaque fois que nous avons besoin de quelque chose, même en dehors des heures ouvrées, l’équipe est là et prête à aider. »
— Amy Callison, Responsable boulangerie, Zehnder’s of Frankenmuth
Les résultats
Recettes documentées. Coûts suivis. Les opérations ne dépendent plus de qui est dans le bâtiment.
La transformation chez Zehnder’s ne portait pas sur des chiffres d’efficacité spectaculaires. Il s’agissait de construire la fondation opérationnelle qui n’avait jamais existé. Chaque recette est maintenant formalisée et documentée, ce qui signifie que la production est cohérente d’une équipe à l’autre, quel que soit le personnel présent. Les coûts des ingrédients sont suivis en temps réel, de sorte que les décisions d’achat sont basées sur des données actuelles plutôt que sur des estimations.
Les catégories de produits sont organisées. Les heures limites de commande sont appliquées. Et l’exploitation ne dépend plus de membres spécifiques du personnel portant les connaissances institutionnelles dans leur tête.
- Toutes les recettes formalisées — Production cohérente entre les équipes, ne dépendant plus du personnel présent
- Suivi des coûts en temps réel — Coûts d’ingrédients liés à l’inventaire et aux achats, remplaçant l’estimation manuelle
- Heures limites de commande appliquées — Chaque site passe et confirme ses commandes à temps
- Produits catégorisés — Recettes organisées et faciles à trouver, éliminant les articles oubliés
- Dépendance au personnel réduite — Les processus clés vivent dans le système, pas dans la tête des gens